Выходные документы

Основными выходными документами являются различные виды отчетов Access и файлов Excel и Word.

Отчеты запускаются нажатием на кнопку «Отчеты» на форме Просмотр заказов. Во втором случае открывается форма Отчетность, в которой представлены все доступные для просмотра и печати документы.

Чтобы открыть нужный документ, кликнете дважды по соответствующему названию (выделено синим цветом). Рассмотрим подробнее назначение полей табличной формы:

1. № - порядковый номер записи. По нему происходит сортировка по возрастанию при открытии формы. Чтобы изменить порядок следования записей нужно поставить соответствующий порядковый номер.
2. Обозначение документа – текстовое обозначение документа (отчета). Значение в этом поле будет отображаться при открытии отчета как его название - заголовок. Если необходимо изменить заголовок, тогда исправьте соответствующим образом текст в поле.
3. Экспорт – выбирается формат экспорта при открытии отчета.

• Нет – установлено по умолчанию. Отчет открывается для просмотра
• Снимок – при открытии отчета будет автоматически создан его снимок и сохранен в каталоге, обозначение которого задается в поле «Суб каталог снимков». Путь к общему каталогу снимков показан в поле «Каталог снимков отчетов». Переназначить каталог можно нажатием на кнопку справа.
• Excel – отчет выгружается в Excel.

4. Суб каталог снимков – здесь задается название каталога, в котором будет сохранен снимок. Если каталога не существует, то он будет создан автоматически.
5. Формат – указан формат вывода отчета
6. Тип – указан тип отчета

Имя кнопки	Выполняемая команда
Обновить	Обновляет содержимое табличной формы
Печать	Запускает для просмотра и печати отчет, показывающий список всех используемых отчетов в программе
Справка	Запускает данную справку к программе

Снимок отчета – это файл (с расширением .snp), содержащий копию каждой страницы отчета Microsoft Access с высокой точностью воспроизведения, в том числе с воспроизведением двумерного макета, графики и других внедренных объектов. Для просмотра снимков служит специальная программа Snapshot Viewer (Просмотр снимков). По умолчанию программа автоматически устанавливается средствами Microsoft Access при первом создании снимка отчета.

При печати и распространении отчетов среди пользователей в составе и за пределами организации использование снимков отчетов может дать существенную экономию времени и денег. Вместо фотографирования и отправки по почте отпечатанных отчетов Microsoft Access их можно распространять и публиковать в электронном виде с помощью электронной почты или Web-обозревателя, такого как Microsoft Internet Explorer. Пользователи могут легко и быстро просматривать отчеты на экране и печатать только нужные им страницы. Это особенно полезно, если отчеты содержат цвет и изображения, такие как диаграммы и рисунки.

Все каталоги снимков отчетов хранятся в общем каталоге снимков, путь к которому указан в соответствующем поле в верхней части формы. Для его изменения нажмите кнопку справа. То есть, сохранение снимков отчетов организовано таким образом: общая папка для всех снимков, в ней папки для каждой группы снимков (снимки соответствующего отчета) с названиями согласно полю «Суб каталог снимков».

Имена создаваемых снимков формируются автоматически как: Текущая дата + Текущее время. Например: 30.07.2007(07-49).snp

Для просмотра снимка запустите его двойным щелчком. При первом запуске, если не установлена программа «Snapshot Viewer», то появится окно сообщения «Компонент не установлен». Нажмите «ОК» и программа автоматически установится (если дистрибутив Office хранится на диске, то потребуется вставить диск).
При открытии отчета в верхней части окна просмотра появляется панель меню. Кнопка со значком принтера служит для вывода на печать отчета. Распечатать его можно так же нажав правой кнопкой мыши по отчету и выбрав печать.

Эта панель меню появляется при открытии всех отчетов Access.

При выборе одной из трех кнопок разметки «Одна страница», «Две страницы», «Несколько страниц» в случае, когда данные отчета не помещаются на одной странице можно просматривать сразу несколько страниц одновременно.

В списке «Окно» задается масштаб увеличения отчета. Выбрав его и щелкнув затем левой кнопкой по отчету, Вы получите соответствующее увеличение.

Отчет удобнее закрывать не нажатием на крестик в правом верхнем углу (можно промахнуться, и закрыть саму программу), а через кнопку «Закрыть» в панели меню.

При открытии некоторых отчетов появляется форма фильтров. Через нее Вы можете дополнительно отфильтровать данные отчета, выбрав соответствующий параметр. Данные фильтра сохранятся, и при повторном открытии отчет будет уже отфильтрован по ним.

Для фильтрации выбираем параметр и жмем «ОК». Для сброса всех фильтров нажимаем кнопку «Все». Форму фильтров можно свернуть или вообще закрыть.

При выгрузке в Excel для сохранения фильтрации отчета через форму фильтров сначала нужно открыть отчет для просмотра (в списке экспорт должно быть «Нет» или «Снимок»), выбрать фильтр, нажать ОК и закрыть отчет. Затем в форме Отчетность выбрать в списке «Экспорт формат экспорта» и запустить отчет двойным кликом по полю «Обозначение документа».